Revenus et dépenses

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La Suite Decimal offre de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la navigation, le partage de données et l’analyse des résultats. Quels sont  les éléments de la Suite qui facilitent l’établissement du budget et comment celui-ci est-il documenté?

Les fonctionnalités de la Suite Decimal pour bien gérer votre processus budgétaire tout en excluant un certain nombre de risques significatifs (risques d’erreurs de planification, de perte d’expertise après le départ d’un employé, risque de ne pouvoir suivre les initiatives de réduction de dépenses, de ne pouvoir suivre les écarts ou fournir l’information pertinente en temps opportun) sont :

  • Consolider les données dans une base de données centralisée permettant l’accès simultané à plusieurs utilisateurs;
  • Permettre à tous les gestionnaires et intervenants autorisés de saisir directement les données budgétaires tout en conservant une trace des changements effectués;
  • Définir des profils de sécurité, des accès à l’information et aux traitements spécifiques à chaque utilisateur;
  • Faire des scénarios basés sur des règles de calcul à différent niveau (compte, type de compte, ou paramètre spécifique);
  • Établir des dépenses budgétaires selon des paramètres de volumétrie;
  • Organiser les données selon les besoins (charte de compte, unités administratives, etc.);
  • Produire des rapports dynamiques et offrir des fonctionnalités permettant de calculer les écarts facilement, faire des tableaux multidimensionnels et forer les données pouvant aller jusqu’au détail du calcul de la prévision d’un compte;
  • Offrir la possibilité d’imprimer les rapports, les visualiser à l’écran ou exporter vers d’autres systèmes, incluant le chiffrier électronique tel que Microsoft® Office Excel ;
  • Disposer de champs texte intégrés permettant de saisir des notes et d’attacher des fichiers pour ainsi conserver une trace des justifications et des explications;
  • Garder la trace de changement organisationnel;
  • Saisir les données à un niveau plus détaillé que le poste budgétaire si nécessaire.


Brochure sur la Suite Decimal

Il est possible de présenter de multiples jeux de données en même temps, ainsi que les écarts entre ces jeux de données.  L’information peut être présentée par nature de dépenses, par une classification des natures de dépenses (pour reproduire la structure de vos états financiers), par centres de coût et par structure hiérarchique. Les gestionnaires peuvent choisir d’afficher ou non les colonnes et aussi changer l’ordre de présentation de celles-ci. Ils ont ainsi accès à l’information nécessaire dans le format voulu pour compléter leur budget.

L’exemple qui suit présente divers jeux de données (réel/prévision, budget courant, budget proposé, budget demandé) et les écarts entre ceux-ci pour les coûts d’informatique du département des Finances.

Budget 01

Un gestionnaire peut, pour chaque compte, budgéter ses revenus et dépenses mensuels selon l’une de ces trois méthodes :

  • Répartir lui-même ses dépenses pour chaque mois
  • Inscrire ses dépenses sur une base annuelle et laisser au système le soin de les répartir selon le nombre de jours ouvrables par mois
  • Utiliser une ou plusieurs grilles de répartition de dépenses proposées par les Finances. Il est possible de créer un nombre illimité de grilles de répartition.


Exemple de grilles de répartition :
Budget 02

Application de la grille "1er trimestre" à un compte : le montant initial inséré par le gestionnaire est réparti sur les mois concernés selon les paramètres de la grille.
Budget 03

Changement à la grille Mensuelle
Budget 04

Certains comptes sont souvent le résultat d’une somme de comptes ayant des caractéristiques spécifiques. Par exemple un compte de subventions ou encore des comptes de frais d’administration (un pourcentage de dépenses par centre de coûts). L’application permet d’automatiser le calcul de ces comptes afin de limiter les interventions des utilisateurs suite à différents changements affectant d’autres comptes. Ces calculs peuvent également être basés sur des quantités et statistiques, qu’il est possible d’intégrer dans l’application.

Modification des comptes en lot

Il est possible d’ajouter ou de soustraire des revenus ou dépenses en lot selon divers critères de sélection. Par exemple, vous pourriez augmenter de 2% les dépenses du compte d’énergie, mais seulement  pour la période 4 à 7.

Budget 05

Détail de comptes

Un gestionnaire peut budgéter au niveau du compte ou, s’il le veut, fournir beaucoup plus de détails se reportant automatiquement au niveau du compte. Il devient alors plus facile pour le gestionnaire de justifier des dépenses dans des comptes comme «autres dépenses». 

Le département des Finances peut d’ailleurs obliger les gestionnaires à saisir le détail pour un ou plusieurs comptes spécifiques. Ainsi, on pourrait obliger les gestionnaires à détailler les «autres dépenses», mais pas les autres comptes.

La section détail permet à l’utilisateur d’enregistrer autant de lignes nécessaires afin d’expliquer clairement le contenu du compte. De plus en utilisant les champs quantitéet coût unitaire, ceux-ci permettent le calcul automatique du champ montant. Le fait d’utiliser la section détail évite l’utilisation d’un tableur extérieur et rend plus rapide la saisie budgétaire, tout en évitant des erreurs de transcription.

La capture d’écran ci-bas montre le détail d’un compte pour le budget demandé.  Le gestionnaire inscrit le détail dans la partie du bas, et le total par période est reporté en haut. 

Budget 06

Notes

Il est possible d’écrire une note explicative pour chaque compte, et même d’annexer plusieurs fichiers (peu importe le format ou la nature du fichier) explicatifs.

Budget 07

Budget 08

Attributs

Il est possible de qualifier chaque compte avec plusieurs attributs alphanumériques.  Les attributs peuvent documenter mais aussi permettre l’analyse de l’information sous plusieurs angles (application de filtres, présentation d’information dans des rapports).

Dans l’exemple ci-bas, nous avons choisi de morceler les composantes du numéro de compte. Nous aurions pu inscrire du texte plutôt que les numéros.

Budget 09

Analyse

Les usagers peuvent bâtir leur propres rapports d’analyse ad hoc.

Le rapport dans cet exemple donne le résultat annuel du croisement de deux attributs  (le numéro de département, et une qualification du type de dépenses).

Budget 10