Processus budgétaire

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Christian Babbini La budgétisation et planification par Inducteur (BPI)

Un bon modèle budgétaire est un ensemble complexe de données et de contraintes. Mais avec une bonne approche, celui-ci peut être simplifié si on se concentre sur les bons inducteurs de coûts permettant ainsi d’avoir un aperçu juste et efficace des coûts de l’organisation.

Du chiffrier à l'outil spécialisé pour optimiser votre processus budgétaire

LA SUITE DECIMAL, L'OUTIL BUDGÉTAIRE DE RÉFÉRENCE DANS DE NOMBREUSES ORGANISATIONS, PERMET DE PRÉPARER, GÉRER, SUIVRE ET CONTRÔLER VOS BUDGETS, PRÉVISIONS, PROJECTIONS ET SCÉNARIOS. 

Depuis 20 ans, les organisations ont beaucoup changé leurs façons de faire au niveau de la gestion de l’information. L’arrivée des systèmes intégrés de gestion (ERP) a révolutionné le traitement de tout type de transactions opérationnelles. Toutefois, malgré le bon support du transactionnel par ces nouveaux systèmes, la façon de prédire les coûts, quant à elle, a peu évolué. Beaucoup d’organisations en Amérique du nord font leur suivi / processus budgétaires (prévisions, projections et scénarios) à l’aide de multiples chiffriers électroniques (ex. : Microsoft ® Office Excel).

Si les ERP encadre et donne de la rigueur à l’organisation pour la saisie des données opérationnelles, ils ne sont néanmoins pas assez flexibles pour les prévisions et les scénarios.

Les chiffriers électroniques ont commencé à faire alors leur apparition (années 90). Peu coûteux, ces outils ont freiné l’urgence d’améliorer vraiment les processus organisationnels.

Dans la dernière décennie cependant, les organisations ont réalisé que ces chiffriers avaient leurs limites. Les conseils d’administration sont devenus plus exigeants en matière d’information souhaitée sur les budgets et les contrôles internes. Les organisations comprennent vite qu’elles doivent se doter d’un outil budgétaire spécialisé.

Risques encourus avec une surutilisation des chiffriers Excel.

Les fonctionnalités de la Suite Decimal pour bien gérer votre processus budgétaire tout en excluant un certain nombre de risques significatifs (risques d’erreurs de planification, de perte d’expertise après le départ d’un employé, risque de ne pouvoir suivre les initiatives de réduction de dépenses, de ne pouvoir suivre les écarts ou fournir l’information pertinente en temps opportun) sont :

  • Consolider les données dans une base de données centralisée permettant l’accès simultané à plusieurs utilisateurs;

  • Permettre à tous les gestionnaires et intervenants autorisés de saisir directement les données budgétaires tout en conservant une trace des changements effectués;

  • Définir des profils de sécurité, des accès à l’information et aux traitements spécifiques à chaque utilisateur;

  • Faire des scénarios basés sur des règles de calcul à différent niveau (compte, type de compte, ou paramètre spécifique);

  • Établir des dépenses budgétaires selon des paramètres de volumétrie;

  • Organiser les données selon les besoins (charte de compte, unités administratives, etc.);

  • Produire des rapports dynamiques et offrir des fonctionnalités permettant de calculer les écarts facilement, faire des tableaux multidimensionnels et forer les données pouvant aller jusqu’au détail du calcul de la prévision d’un compte;

  • Offrir la possibilité d’imprimer les rapports, les visualiser à l’écran ou exporter vers d’autres systèmes, incluant le chiffrier électronique tel que Microsoft® Office Excel ;

  • Disposer de champs texte intégrés permettant de saisir des notes et d’attacher des fichiers pour ainsi conserver une trace des justifications et des explications;

  • Garder la trace de changement organisationnel;

  • Saisir les données à un niveau plus détaillé que le poste budgétaire si nécessaire.

 

La valeur ajoutée de la Suite Decimal

GESTION PAR PROCESSUS
Les modèles d’origine se présentaient davantage comme des processus de transformation séquentiels. La Suite Decimal a été développée pour supporter les modèles d’allocation des coûts traditionnels présents dans les entreprises de services. Aujourd’hui, ces mêmes entreprises de services sont davantage conscientes de la présence d’une capacité de production à des fins d’optimisation des processus de livraison des services, d’optimisation et de relocalisation des ressources vers les secteurs en souffrance, contrôle et maitrise des contraintes opérationnelles et goulots d’étranglement, analyse de la structure et du comportement des coûts, etc.
APPROCHE GLOBALE BUDGÉTISATION / COÛT DE REVIENT
L’ensemble des modules supporte la mise en œuvre d’un système complet d’établissement de coût de revient et de budgétisation. Ainsi, les résultats du processus budgétaire permettent de déterminer les coûts de revient des produits et services et, inversement, l’élaboration d’un modèle de coût de revient servira de base à l’élaboration du processus budgétaire. Cette approche unique assure au client que l’atteinte des objectifs de ventes fondés sur un choix éclairé des produits et services à promouvoir permettra aux gestionnaires de suivre leurs résultats et de comprendre efficacement les écarts constatés avec le budget.

Le module Collaborateur, décentralisé vers les gestionnaires des différentes directions, permet une saisie des données budgétaires. Ce module est construit à même le module Modélisateur, module d’analyse du comportement des coûts de l’entreprise.
MODÈLES DE COÛTS COMPARABLES
La vue consolidée enfin possible permet à la direction de profiter d’une vision globale et détaillée de la rentabilité de ses performances. Conçue pour modéliser à la fois les résultats budgétaires, les résultats réels, les résultats prévisionnels et les résultats hypothétiques comme dans le cadre de certains scénarios d’acquisition, de relocalisation ou autres, la Suite Decimal consolide, compare les résultats entre eux et partage cette intelligence d’affaires vers les niveaux stratégiques de l’organisation.
DÉVELOPPEMENT DE MODÈLES STANDARDS
Pour assurer la cohérence d’un étalonnage efficace « benchmarking » entre les entités opérationnelles (usines, départements, autres…), rien de tel que l’orientation vers des modèles standards. Parallèlement, les responsables de ces entités peuvent définir des données selon leurs réalités opérationnelles à même la structure globale du modèle maître. Cette approche permet de tirer pleinement des avantages de la rigueur d’un système centralisé et de la flexibilité d’un chiffrier.
EXTENSIBILITÉ MAXIMALE POUR LES PROJETS
L’application dessert actuellement des clients de toutes tailles. Qu’il s’agisse d’une entreprise à but lucratif, une société privée, publique ou un organisme public (municipal, provincial ou fédéral), la Suite Decimal vous aide dans votre prise de décisions stratégiques et vous permet ainsi d’atteindre vos objectifs corporatifs. Peu importe le nombre d’utilisateurs et vos besoins de traitement d’information, la Suite Decimal offre une capacité unique en termes d’élasticité. Elle peut ainsi supporter autant les besoins d’une PME que ceux d’une organisation de grande taille.
PRINCIPE DE GESTION PAR ACTIVITÉS
Ainsi, ce déploiement à travers toute l'organisation crée un environnement dans lequel les entités peuvent établir des mesures de performance et des critères de comparaison cohérents. Il devient alors tout à fait possible de mesurer les réels bénéfices de la mise en place de la solution; celle-ci permet aux dirigeants de prendre des décisions stratégiques ayant des répercussions positives sur la performance générale de l'entreprise.

Brochure sur le processus budgétaire