Fonctionnement d’un processus optimal de collaboration

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Les Finances définissent les structures et les règles d’affaires dans le module Modélisateur. Par la suite, le ou les responsables du processus budgétaire constituent un budget initial. Ce dernier est souvent constitué du réel de l’année en cours et d’une prévision pour le reste de l’année financière. Les Finances feront par la suite quelques ajustements, par exemple l’indexation des revenus et des coûts, modifications de volumétrie, etc., afin de finaliser ce qu’on nomme un budget proposé.  Ensuite, ce budget proposé devient celui qui sera décentralisé auprès des gestionnaires, qui à leur tour, feront les ajustements nécessaires.

L’exemple qui suit démontre comment une organisation avec  9 mois de données réelles et des données prévisionnelles pour le reste de l’année financière, aboutit à un budget proposé.


Processus de collaboration


Ce budget proposé est en fait un point de départ, que les gestionnaires adaptent à leur réalité. Lorsque ceux-ci sont satisfaits de leur budget, cette version devient le budget demandé. La Suite Decimal permet facilement aux gestionnaires ainsi qu’à l’équipe des Finances de comparer les changements entre le budget proposé et le budget demandé.

La direction analyse les budgets demandés et si nécessaire, fait des ajustements. Au besoin, les Finances peuvent par la suite faire une autre itération du processus.  Ainsi, le budget demandé et les ajustements produits par les finances deviennent le nouveau budget proposé. Les gestionnaires adaptent le nouveau budget proposé à leur réalité, et lorsque satisfait du résultat, ont un nouveau budget demandé.

Ce processus continue jusqu’à ce que la direction soit à l’aise avec le budget et approuve celui-ci. Le budget est alors finalisé, et les gestionnaires peuvent le consulter, sans jamais pouvoir le modifier.  Le processus peut être illustré comme suit :



Processus de collaboration Modélisateur

Ce processus itératif peut être rapide. Les données étant centralisées dans une base de données, les changements sont immédiatement disponibles à tous les employés, si et seulement si ces derniers ont un profil de sécurité leur permettant d’accéder aux données.

En effet, il est possible d’empêcher ou limiter l’accès aux données, et ce, pour chaque usager. Par exemple, le système est généralement paramétré afin que les gestionnaires n’aient accès qu’à leur centre de responsabilité budgétaire. Un exécutif, cependant, pourrait avoir accès, en mode lecture seulement, à chaque centre de responsabilité budgétaire sous sa responsabilité. Il est également possible de geler ou masquer certains comptes dont la saisie est centralisée aux Finances.


Brochure de la Suite Decimal