Comment un outil spécialisé peut vous aider à adresser les enjeux vécus dans la budgétisation des projets

La budgétisation des projets est un aspect crucial de la gestion financière d'une entreprise. Cependant, lorsqu'il s'agit de budgétiser efficacement les projets, les directions financières font face à de nombreux défis technologiques, humains et normatifs.

C'est là qu'un outil spécialisé peut jouer un rôle essentiel. Dans cet article, nous explorerons les enjeux courants auxquels sont confrontés les comptables dans la budgétisation des projets, et nous verrons comment un outil spécialisé peut les aider à surmonter ces défis.

1. Interactions entre le budget de fonctionnement et les budgets de projets
   
   Contrairement au budget de fonctionnement qui a généralement une chaine d’approbation hiérarchique et une responsabilité budgétaire attribuée au gestionnaire de l’unité administrative concernée, les projets ont un fonctionnement beaucoup plus transversal, tant au niveau de la composante décisionnelle (comité de projet ou haute direction par exemple) qu’au niveau de l’attribution des dépenses et ressources. En effet, un projet implique souvent plusieurs unités administratives, ce qui consomme des ressources sous la responsabilité de gestionnaires qui ne sont pas nécessairement dans la composante décisionnelle de l’organisation. Or, au moment où le gestionnaire fait son budget de fonctionnement, il doit être en mesure d’identifier les ressources déjà engagés dans des projets priorisés et de faire son budget avec ce qui reste.
   
   Un outil spécialisé, comme la Suite Decimal, permet aux organisations de définir une liste de projet, de proposer une priorisation qui sera alors examinée et communiquée au bureau de projet ou à autre composante décisionnelle équivalente. Une fois le projet sélectionné, les dépenses et les ressources sollicitées sont engagées dans les budgets de l’ensembles des gestionnaires concernés, pour l’ensemble des années prévues du projet, et ceux-ci sont en mesure de produire leur budget de fonctionnement avec une image précise des sommes réservées aux projets.
   
   
   

   Un exemple d'une liste de projets dans un outil spécialisé

   
   
2. Gestion de la complexité budgétaire
   
   La budgétisation des projets peut être complexe car elle exige de maîtriser le contenu suffisamment pour prévoir les dépenses sur plusieurs années et pour sélectionner les ressources à impliquer qui sont parfois réparties à plusieurs endroits dans l’organisation.
   
   Un outil spécialisé peut simplifier ce processus en fournissant des fonctionnalités avancées pour la gestion de la complexité budgétaire. Par exemple, il peut permettre de créer des modèles de budgétisation personnalisés, d'automatiser les calculs et les reports dans des années futures, de suivre les dépenses réelles par rapport aux prévisions et de générer des rapports détaillés.
   
   

   

   Le budget est présenté pour chaque année prévue du contrat. Le budget de l'année 1 est à 225000$

   
   

   

   Le détail des dépenses prévues pour chaque année est accessible

   
   
   

   Un formulaire de saisie spécifique est prévu pour les dépenses associées à la main d'oeuvre

   
   
3. Niveau de détail évolutif en fonction du cycle de vie du projet
   
   Le niveau de détail d’un projet peut être particulièrement complexe à intégrer dans les documents de calcul budgétaire parce que celui-ci varie en fonction de niveau de priorité et varie aussi dans le temps une fois en exécution. En effet, avant d’être priorisés, les projets sont évalués sous forme d’enveloppes sur plusieurs années, avec une ventilation à haut niveau pour la première année. Plus on chemine dans la priorisation, plus il est attendu du chargé de projet de budgéter jusqu’à la combinaison comptable pour la première année, même souvent la deuxième. Le budget sera travaillé à plus haut niveau pour les année subséquentes. Afin d’être bien intégré au budget de fonctionnement pour l’année en cours, et pour faciliter le suivi, il est recommandé de budgéter à un niveau de détail qui correspond à la charte comptable, mais cette recommandation n’est pas appropriée pour les années suivantes puisque les travaux investis dans la détermination des sommes par combinaisons comptables devront être réajustés au moment du budget annuel des années futures.
   
   
4. Vigie de la bonne application des normes comptables
   
   Lors de la budgétisation des projets, il est important d’apporter une vigie sur la bonne application des normes comptables par rapport, entre autres, à la capitalisation de certaines dépenses. Souvent, les gens qui préparent le budget des projets sont les chargés de projet et ceux-ci ne sont pas nécessairement habilité à bien appliquer les normes comptables. Il est donc important d’intégrer l’expertise comptable au moment opportun afin de réviser la budgétisation des ressources impliquées dans les projets et de capitaliser les ressources qui doivent l’être en fonction des normes établies.
   
   Un outil spécialisé comme la Suite Decimal permet de faire un suivi adéquat de l’application des normes comptables. D’abord, en offrant la possibilité d’attribuer des accès différents pour des usagers ayant des rôles différents dans l’organisation (comptables Vs Chargés de projet). Et ensuite, en utilisant un flux d’approbation qui permet de suivre facilement la chaîne d’acceptation des projets. Avant d’être présenté pour priorisation, le projet doit être révisé par les personnes appropriés afin de bien appliquer la capitalisation des ressources, s’il y a lieu.
   
   
   
   
   

   Un attribut indique si la dépense doit être capitalisée et permet de générer un calcul automatique

   
   

   

   
   
5. Suivi et contrôle des dépenses
   
   Le suivi et le contrôle des dépenses sont des éléments essentiels pour assurer le respect du budget du projet. Un outil spécialisé peut aider les comptables à enregistrer et à suivre les dépenses en temps réel, ce qui permet d’avoir une meilleure visibilité sur les coûts engagés. Il peut également fournir des alertes en cas de dépassement de budget ou de déviations par rapport aux prévisions, permettant ainsi au chargé de projet de prendre des mesures correctives immédiates. Grâce à un suivi précis des dépenses, les comptables peuvent garantir le respect des budgets de projets et éviter les surprises financières désagréables.
   
   

   

   
   

   

   Les données réelles détaillées permettent un meilleur suivi des dépenses

Autres éléments à considérer

Les outils spécialisés comme la Suite Decimal permettent non seulement de faciliter la budgétisation et le pilotage du processus qui entoure la budgétisation des projets, mais ils offrent aussi d’autres avantages très intéressants comme la centralisation des fiches de projet, qui sont habituellement éparpillés dans l’organisation sous forme de documents Word, et l’exploitation de cette information via des interfaces d’intelligence d’affaires.

Il est aussi possible que d’autres outils existent déjà au sein de l’organisation pour gérer les projets (statut d’avancement, reddition de comptes…). Ces outils servent à élaborer un budget de projet opérationnel et sont maintenus tout au long de l’exécution de celui-ci. L’intégration des systèmes devient alors un facteur clé d’adoptabilité de l’outil spécialité. L’objectif étant d’éviter aux chargés de projet de saisir la même information en double.

Exemple d'une fiche de projet dans un outil spécialisé

Conclusion

La budgétisation des projets peut présenter des défis pour les directions financières, mais un outil spécialisé peut grandement faciliter ce processus. En gérant la complexité budgétaire, en permettant une allocation précise des ressources, en facilitant le suivi et le contrôle des dépenses, ainsi qu'en offrant des fonctionnalités de prévisions et de simulations budgétaires, un outil spécialisé aide les comptables à surmonter les enjeux couramment rencontrés. Il est essentiel de choisir un outil offrant beaucoup de flexibilité pour pouvoir s’adapter aux besoins spécifiques de l'entreprise et de former et accompagner adéquatement les équipes pour en bénéficier pleinement. En combinant l'expertise comptable avec les avantages d'un outil spécialisé comme l’offre DECIMAL, les directions financières peuvent améliorer leur efficacité, prendre des décisions éclairées et contribuer au succès des projets de leur organisation.