Comment gérer son processus budgétaire selon les meilleures pratiques en vigueur?

Frustré par le processus budgétaire en place dans votre organisation?  Rassurez-vous, vous n’êtes pas seul! Les études et sondages des 20 dernières années démontrent systématiquement qu’il y a une grande insatisfaction face au processus / suivi budgétaires. Selon les études, de tous les processus gérés par le département des finances, c’est celui de la planification budgétaire qui cause le plus d’insatisfaction, et ce, à la fois pour les gestionnaires financiers que les gestionnaires non financiers.

Plusieurs sondages effectués en 2012 démontrent également que les tableurs, comme Excel, sont utilisés par plus de 60% des organisations pour soutenir le processus budgétaire. Les tableurs sont d’excellents outils pour plusieurs types d’analyse, mais n’ont jamais été conçus pour soutenir un processus budgétaire.

La Suite Decimal est conçue par des experts du processus budgétaire. Il est ainsi normal que la solution pour gérer votre budget, favorise l’adoption des meilleures pratiques en termes de processus budgétaire. Tous nos clients ont réussi à réduire d’une façon significative le temps consacré au processus budgétaire tout en améliorant la qualité de leur budget. Vous le pouvez également. Contactez-nous et il nous fera plaisir de vous expliquer comment nous pouvons améliorer votre performance.

Voici quelques irritants causés par l’utilisation d’un tableur dans le cadre du processus budgétaire, et comment la Suite Decimal règle ceux-ci :

Irritant	Explication	Meilleure pratique DECIMAL
Double saisie	Un système non intégré fait en sorte qu’il faut souvent effectuer une double saisie à plusieurs endroits.	Grâce à la centralisation de l’information dans une base de  données, il est inutile de ressaisir l’information.
Risque d’erreurs élevé	Plusieurs études démontrent que presque tous les chiffriers contiennent des erreurs de logique.	Le système budgétaire de DECIMAL est développé par des experts,  continuellement en évolution depuis plus de 20 ans. Notre solution budgétaire et ses règles et logique d’affaires ont été rigoureusement testées et éprouvées.
Non sécuritaire	Il est facile d’écraser des formules, ou encore de corrompre un fichier. Par exemple on peut briser les liens entre divers fichiers si on déplace des fichiers ou si on renomme un répertoire.	Le système empêche les utilisateurs de faire des actions pouvant compromettre l’intégralité de la base de données. Il est également possible d’empêcher les utilisateurs de modifier certains enregistrements.
Fichiers non protégés	Il est impossible d’assurer la confidentialité des données avec un tableur.  Les chiffriers protégés par un mot de passe peuvent facilement être déprotégés grâce à des outils facilement disponibles sur l’internet.	Une sécurité par usager est disponible, ce qui fait en sorte qu’il est facile de restreindre l’accès aux données. Par exemple, il est possible de ne donner accès qu’à un seul centre de responsabilité budgétaire pour un gestionnaire.
Changements non autorisés	N’importe qui ayant accès au fichier peut faire des changements non autorisés.	Grâce aux règles de sécurité par usager, seuls les usagers autorisés peuvent effectuer  des changements.
Contrôle de version ardue	De multiples versions du fichier peuvent exister, et il est difficile de suivre et d’expliquer les changements entre les versions.	Le département des Finances contrôle les versions. Il peut faire une copie de chaque version et comparer, par centre de responsabilité et comptes, les différences entre chaque version.
Permet difficilement la collaboration	De multiples fichiers ainsi que de multiples versions de fichiers font en sorte qu’il est difficile d’avoir une vue d’ensemble et de partager l’information la plus récente.	L’information étant centralisée dans une base de données, celle-ci est facilement accessible (pour les usagers avec droits d’accès appropriés) et toujours à jour.
Ne favorise pas la communication des justifications	Il est difficile avec un tableur de bien documenter ses hypothèses de travail.	Un gestionnaire peut inscrire un niveau de détail plus élevé que celui exigé par les Finances. Il lui devient alors beaucoup plus facile de justifier des postes comme « autres dépenses ».  De plus, un gestionnaire peut annexer des notes ou même des fichiers, et ce, par comptes.
Rapports limités	Réduit de façon importante la possibilité de générer des rapports d’analyses sur mesure, de façon dynamique.	Il est possible de générer des rapports ad hoc personnalisés, similaires à des tableaux croisés dynamiques, à même la Suite Decimal.
Processus alourdis	De multiples fichiers doivent être consolidés, et par la suite le résultat global doit être validé pour s’assurer qu’il n’y a pas d’erreurs. Il faut souvent refaire le travail (l’analyste qui consolide le tout n’aurait pas reçu la dernière version d’un fichier ou une erreur a été détectée).	La consolidation automatique des données dans une base de données centralisée permettant l’accès simultané à plusieurs utilisateurs accélère grandement le processus.
Information périmée	Le budget est rapidement périmé et on ne le met pas à jour car le processus est trop énergivore.	Dès qu’une information est inscrite dans le système, elle est disponible immédiatement et consolidée automatiquement. Le processus est instantané et sans effort, ce qui encourage les gestionnaires à faire des mises à jour lorsque nécessaires.
Mauvaises décisions	N’étant pas capables de facilement calculer l’impact des divers scénarios, les gestionnaires ont de la difficulté à prendre des bonnes décisions.	Il est facile de changer les hypothèses budgétaires et rapidement constater leurs impacts sur les résultats.
Prévisions déficientes	Difficulté à traduire l’impact sur les coûts d’une fluctuation de la demande prévue.	Il est possible de calculer automatiquement l’impact sur les coûts d’une fluctuation de la demande prévue.
Pérennité du processus compromise	Le processus repose souvent sur la capacité des responsables à comprendre et utiliser les chiffriers. Il peut être difficile de comprendre ou même récupérer les fichiers si ces individus clés quittent l’organisation.	La Suite Decimal structure vos données d’une façon logique et ordonnée dans une base de données centralisée.  Le transfert de connaissance en est grandement facilité.

En plus d’utiliser un système intégré et performant, les organisations ayant un processus budgétaire performant adoptent les meilleures pratiques suivantes :

Meilleure pratique	Explication	Approche DECIMAL
Combinaison de l’approche «Top-Down» et «Bottom-Up»	La haute direction émet les lignes directrices relativement aux objectifs et buts à atteindre (une approche «Top-down»). Les gestionnaires réalisent un budget qui permet d’atteindre les objectifs (approche« Bottom-up»).  La participation des gestionnaires favorise l’appropriation du budget.	Il est possible pour la haute direction de soumettre un budget proposé aux gestionnaires.  Ceux-ci l’ajustent selon leurs connaissances et soumettent à la direction un budget demandé. Ce processus itératif continue jusqu’à ce que la direction soit à l’aise avec le budget et valide celui-ci. Le budget est alors finalisé, et les gestionnaires peuvent consulter celui-ci, sans pour autant pouvoir le modifier.
Favoriser la collaboration entre les unités fonctionnelles	Une organisation performante s’assure que ses unités fonctionnelles collaborent plutôt que de faire leurs budgets en silos. Les gestionnaires doivent être informés de la planification des autres gestionnaires et se rendre compte de l’impact sur leurs opérations.	Il est possible d’automatiquement moduler des dépenses en fonction d’un volume d’activités. Par exemple, il serait possible d’inscrire les ventes prévues et calculer automatiquement l’impact sur les coûts de production. Il est facile de partager l’information avec la Suite Decimal, et cette information est disponible à tous (selon les règles d’accès) en temps réel.
Mettre l’emphase là où ça compte	Les efforts doivent être mis sur la budgétisation des comptes  plus «fluides» (par exemple, main d’œuvre) plutôt que les comptes plus «stables» (par exemple, amortissement, frais de financement).	Les Finances peuvent gérer d’une façon centralisée le budget de certains comptes «stables»  et barrer ceux-ci afin qu’aucune modification ne soit possible.  La saisie des comptes plus «fluides» peut être décentralisée.
Automatiser et augmenter la  fréquence du processus	Une fréquence plus rapide fait en sorte que tous ont accès à de l’information plus rapidement, réduisant ainsi les risques et augmentant la rapidité de la prise de décision.	La Suite Decimal est conçue pour automatiser et comprimer le cycle budgétaire. Voici quelques moyens utilisés par la Suite Decimal pour arriver à cet objectif : Élimine les interventions manuelles (par exemple la ressaisie de données) dans le processus afin de réduire le temps de collecte, de traitement, et de consolidation des données. Standardise les interfaces de collecte de données pour rendre le processus plus convivial pour les gestionnaires. Permet l’utilisation de règles de calculs pour certains coûts  (par exemple, 60$ par mois de frais de téléphone cellulaire pour les directeurs),  évitant ainsi des erreurs potentielles.

Brochure Processus budgétaire