10 éléments à considérer dans le choix d’une solution de gestion de performance organisationnelle

Lorsqu'il vous faut améliorer vos solutions de gestion, notamment optimiser votre processus budgétaire, de coût de revient ou de tableaux bord, vous devez tenir compte de plusieurs éléments.

La sélection d'une solution logicielle en gestion de la performance organisationnelle intégrant ces trois fonctions n'échappe pas à cette règle, mais il faut bien noter que cette sélection spécifique comporte également quelques aspects importants qui méritent que l'on s'y attarde.

Tout d'abord, contrairement à la sélection de plusieurs autres logiciels dans une entreprise, la sélection d'un tel système touche principalement l'équipe des finances. Il est vrai que les budgets, le coût de revient et les tableaux de bord financiers, bien que démocratisés dans les organisations, demeurent sous la contrainte des directions financières de la plupart des organisations. De plus, dans la majorité des organisations, la sélection et l'implantation d'un tel système n'ont pas pour but de remplacer un logiciel existant, mais bien d'automatiser des processus manuels, souvent supportés uniquement par une multitude de fichiers Excel. À ce titre, nous vous suggèrons de lire l'article suivant : Est-ce qu'Excel est le pire logiciel au monde?

Voici donc dix aspects sur lesquels une organisation devrait préalablement se questionner pour choisir les outils les mieux adaptés à ses besoins.

1. Autonomie des finances et support des TI


Dans plusieurs organisations, les ressources en technologie de l'information (TI) sont assignées, à juste titre, à supporter davantage les opérations que les finances, et c'est souvent la raison pour laquelle les équipes des directions financières ont tant développé des outils à l'aide d'Excel.


Les Finances ayant toujours joui d'une certaine autonomie à ce niveau, ne souhaitent pas et ne peuvent pas se permettre d'être à la merci de la disponibilité des ressources TI pour pouvoir modifier les hypothèses budgétaires, changer les rapports ou modifier de façon globale une structure organisationnelle.


Dans d'autres organisations toutefois, l'équipe des finances est supportée par des pilotes informatiques et même des programmeurs expérimentés. Dans leur cas, les Finances peuvent donc s'appuyer sur une expertise et des ressources suffisantes pour exploiter des logiciels plus complexes.



Cette absence ou ce support potentiel peut influencer grandement le type de logiciel choisi ou du moins en exclure un certain nombre. En effet, plusieurs logiciels sur le marché se présentent davantage comme une plateforme de développement. Extrêmement flexibles, ces logiciels nécessitent la disponibilité d'une personne, et souvent même d'une équipe complète, pour modifier des écrans de saisie, effectuer des calculs complexes ou produire des rapports adaptés. Il est possible de faire à peu près n'importe quoi dans ces systèmes si l'organisation dispose de l'expertise et des ressources suffisantes.


D'autres logiciels, quant à eux, reposent davantage sur la connaissance des Finances et bien qu'un peu plus rigides, ils offrent toute l'autonomie possible à l'équipe des Finances pour exploiter elle-même la solution logicielle sans un support continu des TI. Les Finances adaptent alors dans une certaine mesure les données qui peuvent être affichées, et vont pouvoir développer leurs propres rapports sans aucun support informatique.



2. Système intégré vs plusieurs logiciels


Une autre question réside dans l'intégration possible entre des systèmes de budget, de consolidation, de coût de revient, d'intelligence d'affaires (BI), etc.


Le marché des systèmes de gestion de la performance organisationnelle (GPO) demeure encore assez fragmenté. Plusieurs solutions qui ne supportent qu'un seul ou quelques processus, sont offertes sur le marché.


Il est donc important de bien identifier les besoins de l'organisation et s'assurer d'acquérir un logiciel qui couvrira autant les besoins à court qu'à long terme. Par exemple, l'acquisition d'un logiciel ne présentant que des fonctionnalités pour améliorer le processus budgétaire pourrait s'avérer inappropriée si d'autres besoins, telle l'analyse d'écarts (budget vs réel), étaient nécessaires plus tard. Dans une telle situation, un logiciel intégrant les fonctions de budget et de coût de revient serait alors mieux adapté et vous éviterait de faire l'acquisition d'une autre solution et même de devoir recommencer une partie du travail exécuté.


Une bonne analyse des besoins demeure donc la clef à ce titre.



3. Progiciel de Gestion Intégré (PGI ou ERP) vs Best of Breed ( « BoB » ou Logiciel spécialisé « Meilleur de sa classe »)


Cet aspect est un peu théorique, mais puisqu'on nous pose souvent la question, à savoir si une organisation ne devrait pas regarder davantage du côté de son PGI pour un système de GPO, aussi bien répondre à la question.


En effet, plusieurs personnes peuvent d'abord se tourner vers leur fournisseur de PGI pour se doter d'un système de GPO et se rendre vite compte que même les fournisseurs de PGI offrent des solutions de types BoB pour ce qui est du processus budgétaire ou du coût de revient. Les systèmes de GPO sont rarement parfaitement intégrés au restant du PGI, même pour les plus grands fournisseurs de logiciel (ex. : SAP, Oracle, etc.). Ceci est tout à fait normal. Les PGI sont conçus pour apporter de la rigueur dans les organisations. Toutefois, durant un processus budgétaire, ce n'est pas la rigueur qui est le plus important, mais bien la flexibilité permise pour pouvoir simuler différents scénarios.


De plus, les problèmes de connectivité du passé ne sont plus un enjeu aujourd’hui. Tous les logiciels, aussi bien les PGI que les BoB, vous vanteront les possibilités infinies de connectivité de leur logiciel.


Cela ne devrait donc pas être un enjeu dans le choix du logiciel. L'assurance que le logiciel puisse répondre aux besoins devrait primer sur cette question. D’où l’intérêt de plusieurs organisations à utiliser une solution spécialisée en gestion de la performance organisationnelle vs un module de leur PGI. Il est donc essentiel pour une organisation de rencontrer plusieurs fournisseurs.



4. Centralisation vs décentralisation


Bien que les logiciels de classe mondiale sur le marché peuvent généralement supporter autant les processus centralisés que décentralisés, ceci demeure une question pertinente. Il y a encore sur le marché des logiciels qui supportent difficilement cette fonction.

Il est également important de comprendre la flexibilité offerte par les solutions potentielles. Si les Finances ne sont pas en mesure de bien contrôler le déploiement de l'outil et ont peu de flexibilité avec celui-ci, il est fort probable que les Finances ne soient pas à l'aise avec le fait de décentraliser et voudront continuer à garder le contrôle.



5. Sécurité


Tout comme les PGI, les systèmes de GPO demandent une attention particulière quant à la gestion de la sécurité. La préparation du budget et la production de rapports de gestion demandent de pouvoir choisir autant ce qui est visible aux utilisateurs durant la saisie que de pouvoir configurer les informations accessibles via les rapports.



Cette gestion de la sécurité sera particulièrement importante dans les organisations où un grand nombre d'utilisateurs seront appelés à apporter leur contribution. La gestion de la sécurité par rôle deviendra donc un critère primordial dans ce cas.



6. Infonuagique vs infrastructure interne


Bien que quelques organisations continuent d'installer à l'interne les logiciels qu'elles acquièrent, la majorité des fournisseurs dans le marché offrent leurs solutions en mode infonuagique.


L'avantage du mode infonuagique est souvent triple. Non seulement l'organisation n'a pas à se soucier de l'acquisition et la gestion d'une infrastructure plus ou moins complexe (et des ressources TI souvent limitées), mais ce mode offre souvent un meilleur service aux usagers des Finances (temps de réponse plus rapide pour le support) et à un coût nettement inférieur.


Dans ce dernier cas, il est toutefois important d'avoir un contrat encadrant solidement les niveaux de services et les augmentations de tarifs possibles à long terme.


Pour les organisations qui continuent d’installer à l'interne, l'enjeu est souvent relié à la sécurité des données. Encore de nos jours, bon nombre d'organisations sont frileuses de sortir leurs données à l'extérieur de leurs murs. Je vous invite à faire vos recherches sur le sujet. Vous serez surpris d'apprendre à quel point l'infonuagique est de plus en plus populaire et à quel point ce modèle peut être sécuritaire avec le bon fournisseur. Certaines fois, cela peut même l'être davantage qu'à l'interne!



7. Équipe d'implantation

   
   Dans toute implantation informatique, l'équipe d'implantation est souvent la clef du succès du projet (autant l'équipe interne qu'externe). Il faut se rappeler que les premiers utilisateurs seront les responsables des Finances. Il est donc essentiel qu'ils puissent dégager les ressources pour participer à un projet d'implantation et que l'équipe du fournisseur logiciel ait les caractéristiques suivantes :
   
   

   • Avoir une très bonne compréhension des processus en cause (budget, coût de revient, tableaux de bord financiers). Des CPA de formation ou des personnes avec une expérience pertinente sont nécessaires;
   • Être basée localement pour assurer une présence constante durant l'implantation et surtout pouvoir supporter les besoins à plus long terme;
   • Bénéficier d'une excellente connaissance du logiciel pour pouvoir optimiser son utilisation.


8. Support Local


Dans toute implantation de logiciel, il est essentiel d'avoir une expertise locale. Ceci est aussi vrai dans l'implantation d'un système de GPO.


Trop souvent, nous avons vu des organisations faisant appel à des fournisseurs ayant une présence limitée sur la scène locale qui ont vite souffert de l'absence sur place des ressources nécessaires.


Particulièrement au Québec, dans plusieurs organisations, on ne peut négliger l'importance d'avoir des ressources qui parlent français, tant du point de vue fonctionnel que technique, sans oublier tout l'aspect lié à la documentation écrite (formation, manuels d'usagers, support, etc.).



9. Référence dans son secteur


Un critère essentiel selon nous, est l'importance que le fournisseur accorde au secteur d'activité, autant au niveau de la gamme logicielle que le secteur d'activité des organisations clientes.


Malheureusement, plusieurs logiciels PGI ou de gestion de transactions financières vont prétendre avoir un module pouvant satisfaire les besoins budgétaires sans y avoir mis les ressources ou l'expérience pour s'assurer d'avoir une solution pouvant vraiment répondre aux besoins des différents processus possibles.


De plus, le support de différentes industries demande une expertise qui ne peut s'acquérir qu'avec plusieurs années d'expérience. Les budgets étant au cœur même de la stratégie d'une organisation, il est important de bien comprendre le contexte d'une organisation pour adapter les processus à la réalité de celle-ci.


Il est selon moi primordial de demander aux fournisseurs de fournir des références solides pour les fonctions requises du logiciel choisi et dans son secteur d'activités.



10. Autres critères de sélection générale (peu importe le système informatique)


Finalement, bien que nous ayons couvert plusieurs de ses aspects dans les points précédents, la sélection d'un système de GPO demeure un processus qui n'est pas différent de l'acquisition de tout autre système informatique.


Cette sélection se doit d'être basée sur une bonne analyse des besoins, une énonciation détaillée des fonctionnalités requises et la revue des différentes solutions sur le marché.


Voici quelques points importants à noter :



• Obtenir le support de la haute direction
• Faire une bonne analyse des besoins et bâtir une liste exhaustive des requis
• Ne pas oublier les usagers hors site
• Évaluer le « fit » technique
• Évaluer les différentes options
• Comprendre le coût total de possession (Total cost of ownership)
• Obtenir des références spécifiques à son industrie
• Réfléchir avant de personnaliser
• Assigner un champion au projet et entourer cette personne des bons individus
• Développer un plan réaliste. Donner le temps et les ressources nécessaires pour le succès du projet

Après les systèmes PGI et CRM, les organisations se tournent maintenant vers les systèmes de Gestion de la Performance Organisationnelle (GPO). Tout comme cela a été le cas avec les deux premiers, il y a un risque pour une organisation d'effectuer une mauvaise sélection pour ses besoins. Un processus rigoureux de sélection de logiciel augmentera assurément les chances de succès de l'organisation qui se tourne vers ces systèmes.

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