Convertir ses données en information de gestion

• La transparence et l'accès aux données
• La recherche de l'efficience
• La réduction des coûts

Le secteur municipal a pour particularité d’être au milieu de nombreuses parties prenantes, toutes consommatrices d’informations avec des intérêts propres. Que ce soit la mairie, l’opposition, les élus indépendants, les médias, les citoyens ou le Ministère des Affaires municipales et de l'Occupation du territoire (le MAMOT), tous réclament une plus grande transparence et une facilité d’accès à une quantité astronomique d’information de toute nature.

Après une transformation sans précédent, suite au grand mouvement fusionniste des années 90, puis plus intensément au début des années 2000, on demande aux municipalités d’être efficientes et de réduire autant les effectifs que les coûts. On met donc une certaine pression sur la fonction finance puisqu’elle doit démontrer et communiquer ce qui a été fait en ce sens.

Complexes par leur nature même, les villes sont des gouvernements regroupant de nombreuses activités extrêmement variées, allant des loisirs à la voirie, aux services de police, en passant par le déneigement et à la gestion d’un parc immobilier. Chacune de ces composantes a des impératifs de gestion bien spécifiques et une réalité opérationnelle très différente. Chacune doit budgéter des coûts qui se comportent de manière totalement différente.

 

Des outils flexibles et intégrés plus qu'essentiels

Comme la fonction Finance est le point d’entrée de la majorité des demandes d’information de nature financière et opérationnelle pour l’ensemble des secteurs d’activités, elle doit donc être adéquatement outillée pour pouvoir rejoindre le plus grand nombre de collaborateurs. Ces outils doivent être flexibles, intégrés et décentralisés pour que l’information soit partagée au plus grand nombre.

Pour optimiser son processus budgétaire et lui permettre de répondre aux nombreuses questions, la fonction finance veut pouvoir produire rapidement des scénarios pour justifier chacune de ses décisions. De même, elle veut pouvoir gérer et intégrer dans une seule et même solution ses différentes conventions collectives, en plus de pouvoir facilement planifier la masse salariale. Plus qu’autre chose, l’équipe des finances veut réduire la durée du processus budgétaire et prévisionnel pour être capable d’interpréter les données et non plus seulement les extraire et les collecter.

Disposant de peu de ressources dédiées mais travaillant avec de nombreux collaborateurs externes dans différents corps de métier, l’équipe des finances veut pouvoir exploiter la quantité phénoménale de données dont elle dispose pour appuyer sa volonté d’améliorer les performances. Pour ce faire, les municipalités font souvent le choix d'un système de comptabilité par activités pour pouvoir connaître l'ensemble des coûts complets des services rendus aux citoyens, pour démontrer facilement le type de ressources, d'activités et de services que ces derniers consomment, et enfin, présenter de bons indicateurs de performance.

 

Au-delà de l'outil, la gestion des performances

On constate aussi une réelle demande en création de rapports et tableaux de bord financiers, une volonté de pouvoir facilement les déployer tout en pouvant forer pour aller chercher le fin détail et remonter le plus loin possible en terme de sources informationnelles. L’utilisation des données de gestion par activités en cours d’exercice budgétaire est très prisée pour développer des scénarios et expliquer des écarts. Les gestionnaires peuvent alors expliquer aux élus, à l’opposition et aux médias, les activités dont ils sont responsables et l’impact financier d’une augmentation ou d’une diminution du volume des biens ou services livrés.

Plusieurs municipalités du Québec ont fait le choix d'une solution de gestion de la performance intégrée pour moderniser leurs systèmes financiers et pour les accompagner dans l'exercice quotidien de leurs activités et dans la gestion de la performance.

Lire aussi COMMENT LES MUNICIPALITÉS PEUVENT-ELLES AUGMENTER LEUR EFFICIENCE TOUT EN PRENANT DE MEILLEURES DÉCISIONS?