Est-il judicieux de remplacer votre système financier ou PGI?

Les raisons avancées par les organisations pour remplacer leur système financier ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI) sont nombreuses : expansion de l’organisation, manque de fonctionnalités, interface utilisateur désuète, rigidité dans la création de scénarios, utilisation complexe, difficulté d’analyser l’information, difficulté à déployer à certains utilisateurs, difficulté de communication avec d’autres systèmes, etc.

Ces raisons peuvent certainement initier la réflexion de changement. Mais sont-elles toutes valables? Et est-ce qu’un changement de solution règlera tous ces irritants?

LES BONNES RAISONS POUR DÉCIDER DE REMPLACER SON SYSTÈME FINANCIER

Avant toute modification de système, il importe de déterminer les irritants, les fonctionnalités manquantes ou les bénéfices recherchés, puisqu’ils seront au centre de votre décision de remplacer le système actuel, le compléter par une autre solution logicielle ou garder le statu quo.

Si vos motivations à changer touchent principalement des problèmes d’intégrité de données, des problèmes de capacité à supporter le nombre d’utilisateurs, des problèmes de sécurité, ces enjeux sont assez critiques pour réfléchir sérieusement à évaluer de nouvelles options pour votre système financier.

De même, si les fonctions de base du grand livre, des achats, des comptes à payer, de la facturation et des comptes à recevoir ne sont pas intégrées ou sont déficientes, il va de soi que vous songiez à une façon de les corriger, et même parfois au remplacement de votre système actuel.

Mais si toutefois votre système supporte bien la comptabilité, mais que ce sont des fonctionnalités qui sont manquantes autour de ces processus, il faut d’abord réfléchir à savoir si le système a besoin d’être remplacé, ou bien seulement d’être complété par une solution spécifique.

LES COMPLÉMENTS À UN SYSTÈME FINANCIER

Aujourd’hui, plusieurs types de solutions peuvent venir se greffer à un système financier, par exemple, un système de gestion de ressources humaines, un système de gestion de la clientèle, un système de consolidation, un système budgétaire ou encore un système analytique qui permet d’analyser les coûts et/ou de créer des rapports et tableaux de bord.

Servant parfois à améliorer une fonction très précise de l’organisation, la définition du besoin est essentielle. D’autant plus qu’elle pourrait permettre d’améliorer votre situation, sans toutefois remettre en question tous les processus ou les systèmes déjà en place. Un système avec les fonctions souhaitées pourrait ainsi tout à fait compléter un système de base sans remettre en question les processus déjà supportés adéquatement.

Les enjeux d’intégration qui, autrefois, étaient un cauchemar pour les équipes informatiques sont maintenant une tâche relativement simple avec les systèmes ouverts d’aujourd’hui. Il suffit de s’assurer que les systèmes qu’on souhaite intégrer possèdent les connecteurs requis pour travailler ensemble, ce qui est le cas dans la très grande majorité des solutions sur le marché.

LES FONCTIONNALITÉS MANQUANTES POUR LES ÉQUIPES DES FINANCES

Selon notre expérience, il arrive fréquemment que les fonctions de base des systèmes de comptabilité financière exécutent bien leur travail, mais que les enjeux soient davantage dans leur capacité à manipuler les données pour produire de l’information de gestion. Par exemple, le système pourrait être limitant dans ses fonctions de base lors de la création de rapports ou lorsque vient le temps de donner l’accès à des tableaux de bord.

Le forage de données, les itérations du processus budgétaire, ainsi que son suivi mensuel, l’analyse de différents scénarios et la planification à moyen et long terme sont également des endroits où les systèmes de base peuvent vous restreindre dans la réalisation efficace de vos tâches, et ce, même avec les systèmes financiers les plus sophistiqués. La raison est fort simple : les systèmes financiers sont bâtis pour assurer à tout prix l’intégrité des données, ce qui implique qu’ils doivent garder une certaine rigidité dans leur utilisation.

L’ajout d’une solution complémentaire peut ainsi éviter de remplacer un système intégré de gestion complet qui peut s’avérer dispendieux et qui ne permettra pas nécessairement d’aller chercher tout le potentiel d’une solution de niche (type Best-of-breed). Des systèmes complémentaires, comme la Suite Decimal, viennent compléter le travail des Finances et réellement apporter une valeur ajoutée à l’organisation en s’intégrant au système de base. En contrepartie, aller chercher toutes les fonctionnalités souhaitées à même le système de base pourrait nécessiter l’acquisition d’un système très dispendieux et beaucoup trop lourd – et même impossible dans certains cas - à gérer pour une organisation qui n’a pas nécessairement les ressources humaines et matérielles pour le faire.

CONCLUSION

En conclusion, bien que certains PGI peuvent offrir une performance minimale dans certains types de fonctionnalités, l’entièreté des besoins organisationnels n’est souvent comblée que par des solutions spécifiques à ces besoins ou encore par l’acquisition d’une solution très dispendieuse.

Nous revenons ainsi au débat « un seul système » vs « solution niche »; certains croient qu’une seule grande solution peut adresser tous vos enjeux, d’autres préfèrent joindre des solutions nichées et spécialisées pour produire de l’information de gestion critique, bien souvent à moindre coût.

Donc, avant de vous lancer dans un immense projet de changement de votre système financier, prenez le temps de bien cerner vos enjeux, assurez-vous qu’ils seront couverts pas votre nouveau système et évaluez les solutions complémentaires sur le marché.

Bonne réflexion!