Prendre des décisions stratégiques avec un outil d'aide à la décision

Dans notre quotidien, nous sommes confrontés à une infinité de décisions à prendre.

Certaines se prennent instinctivement, d’autres demandent un peu plus de réflexion. Mais dans certains cas, plusieurs variables s’invitent à table, et nous souhaiterions alors pouvoir compter sur plus d’informations et surtout, sur de l’aide pour pouvoir interpréter le tout!

Les décisions d’investissements stratégiques, par exemple, prennent en compte plusieurs éléments et nécessitent l’analyse de nombreux scénarios. La quantité de données, l’historique de l’organisation, les facteurs externes et l’impact potentiel de la décision peuvent devenir des enjeux.

Et alors que les sources de données se multiplient, les décisions se complexifient.

Un outil d’aide à la décision soutient, schématise et permet aux organisations d’évaluer les décisions stratégiques en considérant toutes les variables et les contraintes liées à la problématique.

Découvrez comment un outil d’aide à la décision peut devenir un incontournable pour vous.

Les solutions d’aide à la décision, un incontournable pour les décisions financières?

Lors de prises de décisions financières organisationnelles, il est périlleux de s’en remettre uniquement à son intuition. C’est pourquoi nous choisissons plutôt de nous appuyer sur l’information financière disponible à même nos systèmes opérationnels et financiers.

Pourtant, malgré toute l’information disponible dans ces systèmes, l’analyse de ces données peut demeurer problématique.

Prenez l’analyse des scénarios financiers pour le budget annuel qui s’avère déjà d’une complexité considérable, alors, quand vient le temps de prévoir un budget long terme pour planifier les investissements optimaux, c’est évident que la tâche se complexifie. Surtout que pour ce dernier, il faut le prévoir en choisissant les priorités selon les contraintes de chaque centre de responsabilité.

À grande valeur ajoutée, l’analyse demeure une priorité. Voir même une nécessité. Les outils d’aide à la décision sont présents pour répondre à ce besoin.

Permettant de tester de nombreux scénarios financiers et budgétaires, d’analyser le comportement des coûts ou de schématiser des tableaux de bord, les solutions d’aide à la décision peuvent offrir une aide considérable menant à la bonne décision, tout en offrant une économie de temps appréciable pour votre équipe.

Personnalisable à vos enjeux, vous pouvez y intégrer vos modèles d’analyse statistique; choisir vos indicateurs de performance; pallier aux données manquantes (et estimer les données futures) et segmenter l’information par centre de responsabilité, projet, département, programme budgétaire ou type d’investissement. Vous pouvez également y ajouter vos contraintes d’analyses selon vos priorités financières. Les solutions d’aide à la décision créent de l’information de gestion en dressant un portrait clair de votre réalité financière.

Des outils d’intelligence d’affaires à la base des solutions d'aide à la décision

L’intelligence d’affaires, telle que définie il y a quelques années par la professeure Mme Guillemette, responsable des programmes de formation en stratégie de l'intelligence d'affaires à la Faculté d'administration à l’Université de Sherbrooke, est «une façon d'exploiter l'information qui se trouve un peu partout, mais dont la quantité est tellement immense qu'en tant qu'être humain, on n'arrive pas à l'analyser. En synthétisant et en manipulant l'information de plusieurs façons, on parvient à la faire parler».

Un outil d’aide à la décision fonctionne donc grâce à l’intelligence d’affaires. Supporté par ces informations, l’outil s’intègre à vos systèmes internes, que ce soit votre système de gestion des ressources humaines, votre système opérationnel ou votre système financier. En regroupant de nombreuses données disponibles dans ces différents systèmes, il vous aide à répondre à vos obligations de reddition de compte tout autant qu'à planifier vos besoins à long terme.

L’intelligence artificielle vient compléter l’intelligence d’affaires, en offrant des capacités d’analyses prédictives. Telle que décrite sur le site decideo.fr, « l’intelligence artificielle désigne la capacité de certaines machines à faire ce que l’homme fait, moyennant une certaine forme d’intelligence ». Ainsi, non seulement un outil d’aide à la décision permet d’analyser les données historiques, mais offre aussi la possibilité d’extrapoler les données en se basant sur de nombreux facteurs.

Prenons l’exemple une organisation qui possède des bâtiments. Posséder ces bâtiments implique des coûts d’entretien sur le long terme, mais implique également une prise de valeurs lors de rénovation. Cette organisation peut se demander quels bâtiments doivent être réparés en priorité. Cette organisation peut se demander quels coûts vont être nécessaires pour réparer ces infrastructures. Cette organisation peut se demander quand les bâtiments atteindront un seuil critique l’obligeant à faire des réparations. Cette organisation peut se demander quels bâtiments apporteront le plus de valeur sur le long terme. Cette organisation peut se demander quels scénarios d’investissement seraient optimaux pour les dix prochaines années. Toutes ces questions peuvent trouver réponse dans un outil d’aide à la décision si toutes les données sont importées dans le logiciel. L’outil d’aide à la décision peut même fournir des graphiques mettant en relation l’urgence des réparations par rapport à la prise de valeurs de celle-ci.

Dans cet exemple, les bâtiments pourraient facilement être substitués par des infrastructures technologies pour établir vos besoins et le coût réel de vos TI.

Qu’importe la problématique nécessitant une réflexion, un outil d’aide à la décision permet d’organiser et de présenter les informations sous la forme de graphiques, de tableaux de bord ou de schéma, servant ainsi à faire parler l’information, et ce, en ayant la capacité d'intégrer toutes les variables.

Les fonctionnalités auxquelles s’attendre d’un outil d’aide à la décision financière

Plusieurs formes d’outils d’aide à la décision existent. Il est important de choisir un outil qui réponde à vos besoins tout en prenant en compte votre réalité. Choisir un fournisseur qui comprend votre réalité est également primordial afin de vous guider vers les fonctionnalités spécifiques à vos enjeux.

À titre de référence, voici quelques exemples de fonctionnalités à rechercher pour un outil d’aide aux décisions financières.

• Composante d’extraction, de transformation et de préparation des données;
• Dictionnaire de métadonnées;
• Analyse multidimensionnelle des résultats;
• Forage des données;
• Élaboration et diffusion de tableau de bord;
• Conception et envoi automatisé de rapport d’exception;
• Engin de projection et de nettoyage des données;
• Capacité à traiter de forte volumétrie de données (BigData);
• Paramétrage et traçabilité des accès;
• Module de sécurité et d’intégrité des données.

Voici quelques éléments supplémentaires reliés plus spécifiquement à la gestion de la performance financière :

• Planification budgétaire;
• Suivis budgétaires (analyse d’écart, décentralisation de la justification des écarts, déploiement de la marge de manœuvre budgétaire par gestionnaire);
• Gestion des mouvements budgétaires;
• Projection et contrôle des mouvements de main-d’œuvre et de la masse salariale;
• Planification et contrôle des budgets de projet;
• Planification et suivi des budgets de trésorerie;
• Coût de revient des services livrés et tarification;
• Allocation des ressources par fonds (incluant la génération d’écritures comptables);
• Détermination des coûts de programmes budgétaires;
• Présentation de résultats, hypothèses ou scénarios.

Les fonctionnalités variant d’un système à un autre, il est important de dresser une liste de vos besoins en fonction de vos enjeux et des informations devant être traitées par votre organisation.

N’oubliez pas qu’un choix de solution ne repose pas uniquement sur les fonctionnalités de celle-ci, mais également sur l’expérience et la compétence de son équipe d’implantation, son offre infonuagique, son intégration avec les autres systèmes et beaucoup d’autres critères.

Donc, suite à la lecture de ce texte, comment se portent les décisions stratégiques dans votre organisation?